Organizovanje dešavanja je dobra šansa za hotel da ostvari dodatan promet

Organizovanje dešavanja je dobra šansa za hotel da ostvari dodatan promet i u slučaju da dešavanje prođe bez zamerki, može poslužiti kao dobar reklamni efekat.

Tako se mogu pronaći novi krugovi gostiju, može se postići veće opterećenje soba, može se postići bolje korišćenje saradnika i može se ostvariti baza za ponovna poslovanja.

U hotelijerstvu se razlikuju dešavanja koja se organizuju u hotelu i one koje su van. Organizacija skupova uslovljava usku saradnju svih odeljenja u hotelu.

U najvažnije vrste skupova koji se organizuju u hotelu ubrajaju se:

Banket

je najprimenjenija ali i takodje i najelegantnija forma  dešavanja. Kada se naruči banket tačno se odredi tok, meni i piće, dekoracije, oblici stolova. Banketi se pre svega vezuju za venčanja, krštenja, slavlja firme i gradskih prijema.

Bife

je manje zahtevan u smislu korišćenja osoblja za banket, a pored toga je i veoma omiljen medju gostima, pošto imaju veliki izbor najrazličitijih hladnih i toplih jela.

U gastronomiji se razlikuju zavisno od vrste događaja otvoreni i zatvoreni bife. U otvorenom bifeu se govori kada objekat svim gostima u različito doba dana i za različite povode nudi bife i pri tome na primer jedan paušal za obračunavanje po gostu. Zatvoreni bife se naprotiv organizuje po željama naručioca i po broju gostiju (najčešće u jednoj odvojenoj prostoriji) i naručilac dobija račun.

Seminari, zasedanja

su zadnjih godina postigli veće vrednovanje u hotelijerstvu. Ova dešavanja se uglavnom dogadjaju u jesen, zimu i proleće, i ne zavise od vremenskih uslova. Razlikuju se jednodnevna i višednevna dešavanja. Dok se kod jednodnevnih dešavanja u centru pažnje ne nalaze konzumacije, veće potrebe prostora, kod višednevnih je važna konzumacija kao i potreba za prostorom i sobe za goste.

Balska dešavanja

ovo dešavanje može da se odigra u samom objektu ili izvan hotela, kada je privatno organizovan za naručioca. Kada se organizuju unutar objekta, onda se to mora učiniti u najvećoj prostoriji, sa visokim plafonom, svečanog izgleda. Balovi često imaju humanitarni karakter.

Koktel žurke, prijemi

ovaj način događaja dolazi iz Amerike i maksimalno je ograničeno 2 sata. Prijemi su na primer pogodni za zatvaranje konferencija, ili kao okvir za prezentaciju proizvoda. Gosti prijema nisu vezani za vreme, oni mogu po prohtevu da odu i da dođu.

Prijemi se najčešće organizuju kao „stojeći prijemi“ što znači da je prostor opemljen stolovima i malim brojem mesta za sedenje pored zidova. U okviru koktel žurke može biti ponudjen mali koktel bife. Često serviraju male zalogajčiće i piće.

Events

su trendi dešavanja. One se organizuju ili radi marketinga ili PR događaja za promovisanje nekog proizvoda.

Sva dešavanja koja se organizuju u hotelu mogu se organizovati i van njega.

Da bi se dešavanja van hotela optimalno sprovela, objekat mora da učini i izvesne investicije, da bi imao potreban prostor za izvođenje događaja van kuće. Dalje, potrebni su dodatni radnici, ako domaći tim nije dovoljan. Prednost je u tome što se po potrebi nogu ubaciti fleksibilni radnici, radnici na određeno vreme. Dešavanje van hotela mora da bude veoma dobro organizovano pošto često na mestu ne postoji mogućnost da se jela završe ili da se zaboravljeni predmeti dopreme. Zbog toga se preporučuje da se za to napravi lista provere, odnosno ček lista.

Neophodni uslovi za organizacij dešavanja u hotelu

Da bi se skupovi mogli izvršiti moraju se od strane objekta dati odredjene mogućnosti. Tu se ubrajaju odgovarajuće prostorije (ekstra sobe, prostori za banket, bal i one koji imaju više upotrebnu funkciju i prostorije za konferencije i seminare), koje su odvojene od ostalih prostorija za goste. Uz to je potreban i dodatni inventar (na primer pribor za jelo, posuđe, čaše, stolnjaci) ali takođe i dodatna oprema ( sporedna kuhinja, izdavanje pića, liftovi za hranu, tehnički uređaji za seminare).

Prostorije

Samo onda kada su na raspolaganju odgovarajuće prostorije moguće je ponuditi specijalne ponude za događaje. Prostorije moraju odgovarati traženom povodu jer ni jedan bračni par ne želi da slavi sa neraspoloženim gostima, ni jedna firma ne želi da održi seminar u prometnoj gostionici. Odgovarajući prostor je važan da bi događaj mogao da uspe. Sve ostalo se smatra nužnim rešenjem i neće zadovoljiti ni organizatora ni goste.

Inventar

Trebalo bi uračinati uz to i potrebne predmete. Pri tome bi trebalo obratiti pažnju na posuđe, čaše, vazne, stolnjake, transportne kutije itd. koje zahtevaju smeštaj, zauzimaju prostor, a potrebna im je i nega. Ako su za to mogućnosti objekta ograničene trebalo bi pri ponudi paziti na vrstu kao i obuhvatanje događaja.

Saradnici

Da bi se osigurao uspešni tok skupova, potrebni su školovani saradnici. Broj saradnika koji su potrebni za organizovanje zavisi od sledećih faktora:

–  vrsta skupa

–  veličina i trajanje skupa

–  povod i moto

–  posebne želje domaćina

Dok u malim i srednjim objektima, dešavanja najčešće organizuju direktor, šef kuhinje, ili šef restorana, u velikim hotelima za to postoji posebno odeljenje.

Prvi zadatak pri organizovanju događaja u hotelu je pre svega u tome da se optimalno uspostavi prvi kontakt sa naručiocem, da bi usledila rezervacija. Osim toga bi trebalo tačno da preuzme potražnju i prenese je dalje. Recepcioner daje opšti pregled o događaju, opisuje meni i predlaže pića kao i mogućnosti smeštaja itd. Detaljan pregovor ipak se vodi sa direktorom.

Mape za informisanje

Mapa za informisanje predstavlja neki vid prospekta hotela koji će pokazati kapacitete hotela za organizaciju raznovrsnih dešavanja. Mapa za informisanje sadrži sledeće podatke:

–  informacije o uopštenim uslugama i ponudama hotela i o mestu, položaju i infrastrukturi okoline

–  planovi o individualnoj podeli prostorija, izbor veličine i položaja stolova i stolica

–  nabrajanje tehničke opreme

–  ponude menija i pića

–  ponude za pauze za kafu

–  ponude bifea i sl.

Mape za konferencije

Mapa za konferenciju se izlaže dodatno uz mapu za informacije i sadrži informacije koje se odnose na organizaciju poslovnih događaja. Ona informiše o mogućnostima održavanja sednica, seminara, konferencija ili kongresa u hotelu. Tu se do detalja opisuju ponude i predstavljaju takozvani paketi za konferencije, ponude za insetive, prostorije i izbor menija i pića, oblikovanje seminarskih pauza, tehnička oprema itd.

Lista provere

Da bi se optimalno organizovala dešavanja potrebne su jasne i precizne informacije i da se rezervacije ujednače. U razgovoru sa naručiocem hotel do detalja se razjašnjava sva pitanja. Na osnovu toga se izrađuje formular za dešavanja koji služi kao interni potsetnik svim odeljenjima.  Na bazi formulara za dešavanje se naručiocu određuje potvrda o nalogu a on je potvrđuje. Sva dešavanja se obeležavaju u kalendaru za dešavanja. Na recepciji je važno da se tačno znaju sve rezervacije u kući kao i sve moguće rezervacije da ne bi došlo do dupliranja.

Tehnika/Audio vizuelna sredstva

Sledeća pitanja su osnovna pitanja i spadaju u opšta objašnjenja koja treba razjasniti pre početka:

− Da li postojeća infrastruktura odgovara  zahtevima naručioca?

− Da li na odgovarajućim mestima ima dovoljno električnih priključaka i da li je obezbeđena dovoljna snaga (amperi)?

− Da li prostorija može da se zamrači?

− Da li može da se reguliše osvetljenje ?

− Da li sa svih mesta može dobro da se vidi podnosilac referata i projekciono platno?

− Da li u prostoriji mogu da se instaliraju dodatni tehnički aparati?

− Kakva su mesta preseka?

− Da li mogu da se priključe telefoni i faks?

− Da li postoji (wi-fi) internet?

Treba proveriti tehničke uređaje koji su posebno kritični za prostor u kojem će se koristiti. Uključite uređaje koje ćete da koristite na osnovu vaše liste zahteva, i pustite ih da rade. Dešava se da se, na primer, proveri rad projektora ali ne i pointera (daljinskog za menjanje slajdova), pa se mogu desiti neplanirane situacije. Poznata marka nije garancija dobrog kvaliteta, ako se npr. ne održava kako treba! Da li su na raspolaganju rezervni aparati i da li funkcionišu?


Organizacija dešavanja u hotelu
Organizacija dešavanja u hotelu
Evo zašto je usluga u restoranima spora!
Evo zašto je usluga u restoranima spora!
Hotel koji svoje goste pretvara u filmske zvezde
Hotel koji svoje goste pretvara u filmske zvezde
Specifičnosti troškova u ugostiteljstvu
Specifičnosti troškova u ugostiteljstvu
Srbija bogatija još za deset hotela u narednoj godini
Srbija bogatija još za deset hotela u narednoj godini
Karijera i rad u hotelu – saveti za studente
Karijera i rad u hotelu – saveti za studente
Novi hoteli na starom kontinentu
Novi hoteli na starom kontinentu
Ko je hotelima vredniji, domaći ili strani turisti?
Ko je hotelima vredniji, domaći ili strani turisti?
Najbolji boutique hotel na svetu
Najbolji boutique hotel na svetu
Kokteli od sada i sa točilice
Kokteli od sada i sa točilice
Four Seasons Hoteli: stari čet u novom ruhu i novoj službi
Four Seasons Hoteli: stari čet u novom ruhu i novoj službi
Norvežani grade restoran pod morem
Norvežani grade restoran pod morem
PRVI NARGILA KOKTEL BAR U SRCU DETELINARE
PRVI NARGILA KOKTEL BAR U SRCU DETELINARE
Kakvi su konobari u Srbiji
Kakvi su konobari u Srbiji
Kako napraviti hotel profitabilnim?
Kako napraviti hotel profitabilnim?
Srpski restorani dobijaju zvezdice na ulazu
Srpski restorani dobijaju zvezdice na ulazu
Lukovska banja dobija hotel od 4 miliona evra
Lukovska banja dobija hotel od 4 miliona evra
Skadarlija šampion gostoljublja
Skadarlija šampion gostoljublja
Oaza mira ali i luksuza u Banji Koviljači
Oaza mira ali i luksuza u Banji Koviljači
Potpuno renoviranje četiri hotela u Vrnjačkoj Banji
Potpuno renoviranje četiri hotela u Vrnjačkoj Banji
Licitacija za ugostiteljske objekate na Štrandu 12. maja
Licitacija za ugostiteljske objekate na Štrandu 12. maja
Koliki je turistički potencijal hotelskih lanaca u Beogradu
Koliki je turistički potencijal hotelskih lanaca u Beogradu
Slavni Kafe Puškin u Moskvi zaista postoji
Slavni Kafe Puškin u Moskvi zaista postoji
Kafane neće menjati imena
Kafane neće menjati imena
Da li biste voleli da radite u Laptop Friendly kafiću
Da li biste voleli da radite u Laptop Friendly kafiću
Nova pravila za hostele i apartmane
Nova pravila za hostele i apartmane
Novi hotelski brend za štedljivije turiste
Novi hotelski brend za štedljivije turiste
Beograd Niču hoteli veliki i mali
Beograd Niču hoteli veliki i mali
Čudan način da prepolovite cenu smeštaja
Čudan način da prepolovite cenu smeštaja
Crowne Plaza i u Novom Sadu
Crowne Plaza i u Novom Sadu
Šetnja najluksuznijim hotelom na svetu preko Google Street
Šetnja najluksuznijim hotelom na svetu preko Google Street
Novosadski ugostitelji protiv Nacrta o radnom vremenu lokala
Novosadski ugostitelji protiv Nacrta o radnom vremenu lokala
Rok za vaučere do kraja meseca
Rok za vaučere do kraja meseca
Kako evropski hoteli dobijaju zvezdice
Kako evropski hoteli dobijaju zvezdice
Заједнички веб-сајт за хостелe
Заједнички веб-сајт за хостелe
Evo kako će Novosađani da dočekaju Novu godinu
Evo kako će Novosađani da dočekaju Novu godinu